Introduction

I work U play reconnaît l’importance d’assurer la protection et la sécurité de la vie privée et des Données Personnelles et a établi cette Politique de Confidentialité en conformité avec les critères les plus stricts de protection des données personnelles et de la nouvelle Loi sur la Protection des Données (nLPD).

L’inscription à I work U play, ainsi que toute demande de renseignements de la part des parents et des bénévoles est susceptible d’entraîner la communication de Données Personnelles les concernant.

La présente Politique de Confidentialité est destinée à informer chaque parent et chaque bénévole, avant qu’il communique des Données Personnelles le concernant, sur les conditions et la manière dont elles sont traitées par I work U play.

En acceptant la présente Politique de Confidentialité, les parents et les bénévoles consentent à ce que leurs Données Personnelles soient collectées et traitées dans les conditions et selon les modalités définies ci-après.

 

1. Définitions

Les termes débutant par une majuscule ont la signification suivante :

• Conseiller à la protection des données : désigne la personne chargée de surveiller le respect par l’entreprise des prescriptions en matière de protection des données et de la conseiller dans ce domaine.
• Données Personnelles : désigne toute information fournie par le parent ou le bénévole permettant de l’identifier, traitée par I work U play dans les conditions définies par la présente Politique de Confidentialité.
• Politique de Confidentialité : désigne la présente Politique de Confidentialité.
• Réglementation : désigne la loi nouvelle Loi fédérale sur la Protection des Données (nLPD).
• RGPD : désigne le Règlement (UE) N°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (dit « Règlement Général sur la Protection des Données »).
• Traiter ou Traitement : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées aux Données Personnelles, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’utilisation, la limitation, l’effacement ou la destruction.
• Tiers : désigne toute personne physique ou morale autre que I work U play et le parent.
• Violation de Données Personnelles : désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données Personnelles ou l’accès non autorisé à de telles données.

 

2. Traitements des Données Personnelles

2.1.    La présente Politique de Confidentialité est applicable aux Traitements par I work U play, agissant en qualité de responsable de traitement des Données Personnelles fournies volontairement par les parents et/ou les bénévoles.

Toute information obligatoire qui serait partielle, inexacte ou manquante, rend impossible la fourniture par I work U play des services ou prestations demandés par le parent.

2.2.    Les finalités du traitement des Données Personnelles fournies par le parent via le formulaire d’inscription seront les suivantes :

• traiter et répondre à une demande de contact,  d’inscription à I work U play, ou à un évènement organisé par I work U play,
• après consentement préalable du parent et jusqu’à la révocation de ce consentement, envoyer toute information nécessaire au traitement de cette inscription et toute information sur les activités de I work U play ;

Les parents et les bénévoles sont invités à prendre connaissance et accepter la Politique de Confidentialité, s’agissant du Traitement des Données Personnelles communiquées dans le cadre d’une demande adressée à I work U play.

2.3.    Ci-dessous sont décrits :

• l’objet et la/les finalité(s) du Traitement,
• les personnes concernées par le Traitement,
• les catégories de Données Personnelles Traitées,
• les destinataires des Données Personnelles,
• la durée de conservation des Données Personnelles,
• la base légale.

En cas de demande de contact du parent auprès d’I work U play, les personnes concernées sont les parents et l’enfant. Les Données traitées sont les suivantes : Nom et prénom du parent, Adresse email, Numéro de téléphone, Le Destinataire des Données Personnelles est l’association I work U play, qui conservera les Données pour 3 ans sur la base du consentement des parents (nLPD).

En cas de demande d’inscription à I work U play, les personnes concernées sont les parents, l’enfant et la personne à contacter en cas d’urgence. Les Données traitées sont les suivantes : Civilité,, Nom et prénom des deux parents, Adresse postale, Adresse email, Numéro de téléphone, Personne à contacter en cas d’urgence, Prestation attendue de la part de I work U play, Objectif professionnel visé, Assurance RC, Casier judiciaire, Besoins spécifiques des enfants. Le Destinataire des Données Personnelles est l’association I work U play, qui conservera ces Données pour 3 ans sur la base du consentement des parents (nLPD).

En cas de demande d’inscription à un événement d’I work U play, les personnes concernées sont les parents. Les données traitées sont les suivantes : Nom et prénom du parent, Adresse email, Numéro de téléphone, Le Destinataire des Données Personnelles est l’association I work U play, qui conservera les Données pour 3 ans sur la base du consentement des parents (nLPD).

En cas de prise de contact d’un potentiel bénévole auprès d’I work U play, la personne concernée est le/la bénévole. Les Données traitées sont les suivantes : Civilité, Nom et prénom du bénévole, Adresse email, Numéro de téléphone, Le Destinataire des Données Personnelles est l’association I work U play, qui conservera les Données pour 3 ans sur la base du consentement de la/du bénévole (nLPD).

En cas d’inscription comme bénévole à I work U play, la personne concernée est le/la bénévole. Les Données traitées sont les suivantes : Assurance RC, Casier judiciaire. Le Destinataire des Données Personnelles est l’association I work U play, qui conservera ces Données pour 3 ans sur la base du consentement de la/du bénévole (nLPD).

2.4.    I work U Play s’engage à ne Traiter les Données Personnelles que pour les finalités décrites ci-dessus, à l’exclusion de toute autre finalité. En particulier, I work U play n’effectue aucune commercialisation ou location des Données Personnelles à des Tiers.

 

3. Délégué à la Protection des Données

I work U play a désigné un Conseiller à la protection des données, afin qu’il exerce les missions visées à la nLPD.

Le Conseiller  à la Protection des Données peut être contacté à l’adresse email suivante :

Madame Domitille Pozzana
legal@iworkuplay.com

 

4. Mesures techniques et organisationnelles

4.1.    I work U play met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin d’assurer la protection des Données Personnelles et assortir leur Traitement des garanties nécessaires, en conformité avec les exigences de la nLPD.

En particulier, I work U play prend toutes les précautions utiles au regard de la nature des Données Personnelles qui lui sont communiquées et des risques présentés par leur Traitement, afin de préserver leur sécurité et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des Tiers non autorisés y aient accès.

4.2.    Les mesures techniques et organisationnelles prises par I work U play sont régulièrement testées, analysées et évaluées, afin de vérifier leur efficacité.

 

5. Demandes de Tiers

I work U play s’engage à ne pas divulguer les Données Personnelles à des Tiers sans l’autorisation des parents ou des bénévoles, sauf en cas de requête ou injonction administrative ou judiciaire ou en application d’une exigence légale ou réglementaire.

 

6. Droits des Utilisateurs

6.1.    Conformément à la nLPD, les parents et les bénévoles disposent des droits suivants :

• obtenir la confirmation que des Données Personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites Données Personnelles,
• rectifier les Données Personnelles qui sont inexactes et les compléter compte tenu des finalités du Traitement,
• obtenir l’effacement de Données Personnelles, notamment lorsque:
  • les Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été Traitées,
  • les Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite,
  • les Données Personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale.
• obtenir la limitation des Traitements de ses Données Personnelles, notamment lorsque leur exactitude est contestée ou que le Traitement est illicite,
• obtenir la portabilité de ses Données Personnelles, à savoir le droit de recevoir les Données Personnelles, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transmettre à un autre responsable de traitement, sous réserve que le Traitement concerné des Données Personnelles soit effectué à l’aide de procédés automatisés (informatiques).

6.2.    Afin d’exercer l’un quelconque de ses droits, le parent doit adresser une demande au Conseiller à la Protection des Données par email, à l’adresse suivante :

Madame Domitille Pozzana
legal@iworkuplay.com

I work U play s’engage à accuser réception de toute demande formée à ce titre par un parent ou un bénévole et à la traiter dans les meilleurs délais. Elle s’engage en outre à notifier à tout destinataire des Données Personnelles auxquelles elles auraient été communiquées avec le consentement des Utilisateurs toute rectification, tout effacement ou toute limitation du Traitement, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

6.3.    En outre, les Utilisateurs disposent du droit d’introduire une réclamation auprès d’une Autorité de Contrôle, à savoir le Préposé Fédéral à la Protection des Données et à la Transparence (PFPDT).

 

7. Confidentialité

I work U play s’engage à ce que chaque membre de son personnel autorisé à Traiter des Données Personnelles des  parents soit soumis à des obligations strictes de confidentialité et de protection des Données Personnelles, et s’engage notamment à :

• ne Traiter que les Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées,
• ce que les Données Personnelles ne soient pas Traitées à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf en cas de requête ou injonction administrative ou judiciaire ou en application d’une exigence légale ou réglementaire,
• prendre toutes les mesures conformes aux usages et à l’état de l’art afin d’éviter l’utilisation détournée ou frauduleuse des Données Personnelles et de préserver la sécurité physique et logique des Données Personnelles ;
  en cas de cessation de ses fonctions, restituer intégralement les données, fichiers informatiques et tout support d’information relatif aux Données Personnelles,
• informer immédiatement et par tout moyen I work U play de toute Violation des Données Personnelles dont il aura connaissance.

 

8. Violation de Données Personnelles

8.1.    I work U play informera dans les meilleurs délais chaque parent ou bénévole concerné de toute Violation de ses Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour ses droits et libertés, conformément à la nLPD. Cette information décrit notamment les conséquences probables de la Violation, ainsi que les mesures prises ou envisagées par I work U play pour remédier à la Violation, y compris les mesures prises pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

 8.2.    Cependant, l’information visée à l’Article 8.1 précité n’est pas nécessaire si l’une ou l’autre des conditions suivantes est remplie:

• I work U play a mis en œuvre les mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées et ces dernières ont été appliquées aux Données Personnelles affectées par ladite Violation,
• I work U play a pris des mesures ultérieures garantissant que le risque élevé pour les droits et libertés des Utilisateurs n’est plus susceptible de se matérialiser,
• elle exigerait des efforts disproportionnés.

8.3.    I work U play notifiera à l’Autorité de Contrôle dans les meilleurs délais et si possible dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, toute Violation susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des parents et/ou bénévoles.

 

9. Dispositions générales

9.1.    Si l’une quelconque des stipulations de la présente Politique de Confidentialité venait à être annulée ou déclarée inapplicable, en partie ou dans sa totalité, en vertu des lois et règlements en vigueur, elle sera exclue de la présente Politique sans affecter la validité et l’applicabilité de l’ensemble de ses autres stipulations.

9.2.    La Politique de Confidentialité est susceptible d’être modifiée par I work U play à tout moment, notamment du fait de changements techniques ou normatifs. Le cas échéant, I work U play s’engage à communiquer la nouvelle Politique de Confidentialité aux parents et aux bénévoles.

Dernière modification, 08.03.2024